Politique de Confidentialité

Politique de Confidentialité – Okawai.ai

Introduction

La société Okawai SAS, dont le siège social est situé au 10, rue du général Leclerc, 78000 Versailles, éditrice de la plateforme Okawai.ai, s'engage à protéger les données personnelles de ses utilisateurs conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur Okawai.ai est :

Okawai SAS 10, rue du général Leclerc

78000 Versailles

France

Email : contact@okawai.ai

2. Délégué à la protection des données (DPO)

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données à l'adresse suivante : contact@okawai.ai

3. Données collectées

Lors de votre utilisation de la plateforme Okawai.ai, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

3.1 Données d'identification

Nom et prénom
Adresse email professionnelle
Fonction et entreprise
Secteur d'activité

3.2 Données de connexion

Adresse IP
Identifiants de connexion
Logs de connexion
Données de navigation
Cookies et technologies similaires (voir section dédiée)

3.3 Données d'utilisation

Favoris enregistrés
Historique de consultation
Ressources téléchargées
Commentaires et contributions au forum
Abonnement à la newsletter
Participation aux webinaires
Interactions avec les contenus

3.4 Données de communication

Historique des échanges avec notre service client
Réponses aux enquêtes et sondages
Inscriptions aux événements

4. Finalités du traitement

Ces données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

4.1 Gestion de votre compte et fourniture des services

Création et gestion de votre compte utilisateur
Sauvegarde de vos préférences et favoris
Personnalisation de votre expérience utilisateur
Accès aux ressources téléchargeables et au forum

4.2 Communication et relation utilisateur

Envoi de la newsletter (avec votre consentement)
Réponse à vos demandes et questions
Information sur les évolutions de nos services
Invitation aux webinaires et événements

4.3 Amélioration de nos services

Analyse de l'utilisation de la plateforme
Réalisation d'études statistiques
Mesure de la satisfaction utilisateur
Développement de nouvelles fonctionnalités

4.4 Mise en relation avec des experts

Facilitation des échanges avec des professionnels du secteur (avec votre accord)
Recommandations personnalisées de contenus ou services

4.5 Sécurité et conformité

Prévention et détection des fraudes
Protection contre les activités malveillantes
Respect de nos obligations légales

5. Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

5.1 Exécution d'un contrat

Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez souscrit en acceptant nos Conditions Générales d'Utilisation, notamment pour vous permettre d'accéder à nos services.

5.2 Consentement

Votre consentement explicite est recueilli pour certains traitements spécifiques, notamment :

L'envoi de communications marketing et newsletters
L'utilisation de certains cookies non essentiels
La mise en relation avec des professionnels

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

5.3 Intérêt légitime

Certains traitements sont fondés sur notre intérêt légitime à développer et améliorer nos services, à assurer la sécurité de notre plateforme, ou à vous proposer des contenus pertinents.

5.4 Obligation légale

Certains traitements peuvent être nécessaires pour respecter nos obligations légales (conservation de factures, réponse aux demandes des autorités, etc.).

6. Destinataires des données

Les données collectées peuvent être transmises aux destinataires suivants :

6.1 Personnel interne autorisé

Nos équipes internes habilitées (service client, marketing, technique, juridique) dans la stricte limite de leurs attributions respectives et pour les finalités mentionnées ci-dessus.

6.2 Sous-traitants techniques

Nos prestataires de services techniques qui nous assistent dans la fourniture de nos services :

Hébergeur de la plateforme
Fournisseur de solution d'emailing
Outils d'analyse et de statistiques
Services de maintenance et de support

Ces sous-traitants agissent uniquement sur nos instructions et sont contractuellement tenus de respecter le même niveau de protection des données que nous.

6.3 Partenaires

Avec votre consentement explicite préalable, certaines de vos données peuvent être partagées avec des partenaires experts ou professionnels dans le cadre de mises en relation ou de recommandations personnalisées.

6.4 Tiers autorisés

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à partager vos données avec des tiers autorisés :

Pour répondre à une obligation légale
Pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, ou ceux de nos utilisateurs
Dans le cadre d'une restructuration d'entreprise, d'une fusion ou d'une vente

7. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation.

7.1 Données du compte utilisateur

Pendant toute la durée de votre inscription sur la plateforme
1 ans après votre dernière activité ou interaction avec nos services

7.2 Données de connexion et de navigation

12 mois maximum pour les cookies
1 an pour les logs de connexion conformément aux obligations légales

7.3 Données relatives aux prospects

1 ans à compter du dernier contact

7.4 Données comptables et fiscales

10 ans conformément aux obligations légales

À l'issue de ces périodes, vos données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

8. Transferts de données hors Union Européenne

Par principe, vos données personnelles sont hébergées et traitées au sein de l'Union Européenne.

Toutefois, certains de nos sous-traitants techniques peuvent être situés en dehors de l'Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD :

Décision d'adéquation de la Commission européenne pour le pays destinataire
Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
Règles d'entreprise contraignantes
Tout autre mécanisme offrant des garanties appropriées conformément au RGPD

Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en contactant notre DPO à l'adresse : contact@okawai.ai

9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

9.1 Droit d'accès

Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et recevoir une copie de ces données.

9.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes vous concernant.

9.3 Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")

Vous pouvez demander l'effacement de vos données dans les cas prévus par la réglementation.

9.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans les cas prévus par la réglementation.

9.5 Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

9.6 Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, notamment lorsque le traitement est fondé sur notre intérêt légitime.

9.7 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

9.8 Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

Par email : contact@okawai.ai
Par courrier : Okawai - Service Protection des Données, 10, rue du général Leclerc, 78000 Versailles

Une réponse vous sera adressée dans un délai d'un mois, sauf complexité particulière justifiant une prolongation de ce délai.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr

10. Cookies et technologies similaires

10.1 Définition

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de votre visite sur notre site. Les cookies nous permettent de reconnaître votre navigateur et de collecter certaines informations sur votre navigation.

10.2 Types de cookies utilisés

Nous utilisons différents types de cookies sur notre plateforme :

Cookies essentiels (techniques)

Nécessaires au bon fonctionnement du site, ils permettent l'utilisation des principales fonctionnalités (authentification, mémorisation des préférences, etc.). Vous ne pouvez pas les refuser car ils sont indispensables pour accéder à nos services.

Cookies analytiques

Ils nous permettent de mesurer l'audience de notre site, d'établir des statistiques de fréquentation et d'utilisation des divers éléments de notre plateforme afin d'améliorer l'intérêt et l'ergonomie de nos services.

Cookies de personnalisation

Ils nous permettent d'adapter la présentation de notre site aux préférences d'affichage de votre terminal et de personnaliser votre expérience.

Cookies de ciblage et publicitaires

Ils peuvent être utilisés pour établir un profil de navigation et vous proposer des contenus personnalisés.

Cookies tiers

Certains cookies peuvent être déposés par des partenaires tiers pour des finalités spécifiques (partage sur réseaux sociaux, vidéos intégrées, etc.).

10.3 Gestion des cookies

Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour accepter ou refuser certains cookies :

Via notre bandeau cookies lors de votre première visite
Via le panneau de préférences accessible depuis notre site
Via les paramètres de votre navigateur

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies selon votre navigateur, vous pouvez consulter les liens suivants :

Le refus de certains cookies peut limiter les fonctionnalités disponibles sur notre site.

11. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

Chiffrement des données sensibles
Pseudonymisation des données lorsque c'est possible
Contrôles d'accès stricts et authentification renforcée
Sauvegardes régulières
Tests de sécurité périodiques
Formation de notre personnel aux bonnes pratiques de sécurité
Procédures de gestion des incidents de sécurité

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les conditions prévues par la réglementation.

12. Mise à jour de la politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité, notamment pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires, ou pour refléter des changements dans nos pratiques.

Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance par email et/ou par notification sur notre site, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

13. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Par email : contact@okawai.ai
Par courrier : Okawai - Service Protection des Données, 10, rue du général Leclerc, 78000 Versailles

Dernière mise à jour : 2025-05-11